一、材料准备
合同原件：4份以上（甲、乙方，科研处，财务处）如办理免税需6份
应包括：甲方公章、河南工程学院合同专用章、学院公章、项目主持人签章；需办理技术开发免税的合同在提交原件时需提交含有已登记完成的技术合同登记页（合同尾页）的原件，如仅有一份或已经提交无法提供的，可提供彩色扫面件或照片。
经费预算表（附件1）：2份（科研处、财务处）
本人签字、学院负责人或科研院长签字或学院公章、科研处签字或盖章（于翔）、财务处签字或盖章（丁晓冬）；
注：经费预算表应为本项目约定金额的全部预算，如合同金额为100万，则预算按照100万规划，每次经费到账不需要单独再次制作经费预算表。
成员备案表（附件2）：3份（科研处、财务处、所在学院）
本人签字、学院负责人或科研院长签字或学院公章、科研处签字或盖章（于翔）；
注：横向项目成员应仔细核对，一经备案直至结项原则上不允许调整课题组成员。
一般或重大合同（协议）审核申请表（附件3）：1＋1份（校办原件1份，自存复印件1份）
重大合同的定义为：
1）所有金额20万以上的横向项目；
2）不论金额的校企合作项目；
3）不论金额的涉及出让、租赁、使用学校固定资产的项目（如教室、实验室、操场、餐厅、体育馆、会议室及其他公共设施及其物业服务）；
4）不论金额的涉及我校学生外出参与实习、工作的项目；
5）与金融机构签订且可能引发金融风险的项目；
6）合同执行周期3年以上的项目；
技术合同认定登记申请表（附件4）：2＋1份（新郑和郑州科技局备案点原件各1、自存复印件1）
本项仅可以办理免税的技术开发合同需要填报，技术服务合同不需填写；
注：文件5必须用科学技术部模板（见附件5）
发票开具承诺函（附件6）：1份
经费到账单、提取管理费单（附件7）：各3份（学院、科研处、财务处）
横向科研项目经费阶段收支预算表（附件8）：2份
二、合同审核以及签字盖章
1.办理流程
1）院部科研办主任审核;
2）院部负责人或科研院长审核签字;
3）科研处审核（综合楼1012、1026）→
4）法制办审核签字（综合楼1202）（需法制办审核的合同见第一节第4条）；
5）主管校长签字（综合楼1012）；
6）扫描合同、成员备案表、预算表、技术合同认定登记申请表的PDF电子版并上传科研管理系统；
7）科研处备案（合同、预算表、成员表、技术合同认定登记申请表、阶段收支预算表，综合楼1026）；
8）财务处审核备案（合同、预算表、成员表、阶段收支预算表）
三、免税备案登记（技术开发合同）
1.办理流程
1）网上备案（综合楼1026）：需提前准备好已经盖好章合同全本的PDF扫描件电子版
2）新郑市科工信局登记备案（新郑市人民路西段268号）（二楼215）
3）郑州市科技局登记备案（工人路13号，陇海路与工人路交叉口东南角，四楼市场办）
2.所需资料
1）网上备案：合同盖章后的扫描件、合同电子版、合同简介（300字左右）
2）新郑市、郑州市现场备案：合同盖章后原件1份，河南省技术合同认定登记申请表2份
四、经费到账
项目负责人接到项目委托方打款后，凭经费到账单和提取管理费单至财务处提取经费至个人名下。到账单和管理费单各需三份（学院科研办、科研处、财务处）。
经费到账后，凭经费到账证明（银行汇款单、财务处到账信息）于各自学院备案并打印经费到账单（附件7sheet1）、提取管理费单（附件7sheet2）。为了各学院实时掌握本院横向经费到账情况，同时避免重复、漏记，登记到账时需提供到账流水号，由学院科研院长或科研办主任签字、盖章，并在学院备案未提供流水号或无财务到账证明的不予备案盖章（注：有汇款单提供流水号，如为承兑应标注为“承兑汇票”并出示财务到账记录）。
项目主持人或其委托人凭盖有学院章的到账单、提取管理费单至科研处（1026）登记盖章，科研处不再打印到账单和提取管理费单。
为保证到账经费准确性，减少统计错误，规范管理，年终核对时如发现科研处记录与财务实际到账记录不符，且学院审核通过的经费，将不计入当年科研工作量，并由项目负责人提供书面材料说明原因。
来款证明中收款方需为河南工程学院，付款方需与合同约定一致，到账单金额和时间以实际到账金额和登记时间为准。
附件7-1经费到账单
附件7-2提取管理费单
汇款单流水号（仅需后六位）
五、财资处开具发票
1.办理流程
根据甲方要求，在经费到账前、后，凭发票开具承诺函至财务处开具发票（综合楼824）。
2.所需资料
1）合同原件1份（如之前原件已在财务处备案则不需原件）；
2）合同复印件；
3）河南工程学院发票开具承诺函1份（附件6），
4）技术合同登记证明1份（原件或复印件）。
备注：如需到账前开具发票，须持银行卡自行垫付税点金额，经费到账后垫付款通过凭条收据原路返还。
六、财资处上账
1.办理流程
流程五办理完毕后，直接办理上账（综合楼807办理）。
2.所需资料
见附件7，流程五办理完毕后的所有资料（综合楼824）。
